Végül, de nem utolsó sorban jött a folyamatok átszervezése, mert sokkal kevesebb idő, ha valami tervszerűen fut le, mintha tűzoltás megy, vagy ha kapkodunk. A két leghasznosabb fejlesztésünk a karbantartási költségek nyomonkövetése és a beruházási ciklusok kidolgozása volt.
A karbantartási költség sok fejfájást okozott az elején, mert csak a hónapzárásnál derült ki, hogy menthetetlenül, milliókkal túlköltöttünk, vagy éppen nem jöttek meg komolyabb rendelések, amire keretet terveztünk. Ez egy olyan multicégnél, amely havi költségvetésben gondolkodik, nem jó működés, mert vagy súlyosan pirosba mennek a mutatók, és lehet magyarázkodni, vagy ha nem költöttük el a rendelt összeget, elveszik a keret, és nem tudjuk normálisan karbantartani az üzemet. Ha ez már a hónap vége után derül ki, nem is lehet tenni semmit, muszáj valamit korábban csinálni.
Az átláthatóság és nyomonkövethetőség megteremtéséhez először megszüntettük a rendelés nélküli számlák befogadását. Egyszerűen megmondtam a kollégáknak, hogy tudni akarom, mennyit költünk, azaz nincs telefonos rendelés, vagy csak egy email, hanem mindennek legyen nyoma a rendszerben, várható beérkezéssel. Az így létrejövő adathalmazból és a bekönyvelt számlákból a pénzügyes kolléganők kidolgoztak egy viszonylag egyszerűen futtatható riportot, ami hónapokra bontva mutatta a tervezett költségvetést, az adott hónapra már beérkezett tételek összegét, és az akkori beérkezésre tervezett megrendeléseket.
Ezt a riportot hetente futtattuk, és ebből már lehetett utánajárni, ha valami nagyobb rendelés nem jött meg időben, látszott, ha egy adott időszakban esetleg túlköltöttünk volna, lehetett dolgozni rajta, mit lehet csúsztatni, és az is látszott, hová fér be egy-egy komolyabb költség. Néhány hónap alatt kialakult a folyamat, a hóvégi magyarázkodásból át tudtunk térni a tervezésre, és nem kerültem olyan helyzetbe, hogy teljesen vakon kellett volna döntenem egy-egy költésről, tudtam mindig, van-e helye, és ha igen, hol. De a pénzügy is tudta, milyen számlákat kell keresni, mi készült el, mit kell elhatárolni. Megint csak egy csomó felesleges kör kijött a mindennapokból.
Érdemes átgondolni, okoz-e valami rendszeresen kellemetlen meglepetéseket, és lehet-e növelni az átláthatóságot az adott folyamatban. Minél pontosabb a nyomon követés, annál könnyebb a beavatkozás, ha esetleg eltérnénk a céltól.
A beruházásos sztorit pedig majd keddre tervezem…
by