Az eltűnt idő nyomában V.- Tervezünk előre, vagy megmagyarázunk utólag?

A kép forrása: www.vecteezy.com

Végül, de nem utolsó sorban jött a folyamatok átszervezése, mert sokkal kevesebb idő, ha valami tervszerűen fut le, mintha tűzoltás megy, vagy ha kapkodunk. A két leghasznosabb fejlesztésünk a karbantartási költségek nyomonkövetése és a beruházási ciklusok kidolgozása volt.

A karbantartási költség sok fejfájást okozott az elején, mert csak a hónapzárásnál derült ki, hogy menthetetlenül, milliókkal túlköltöttünk, vagy éppen nem jöttek meg komolyabb rendelések, amire keretet terveztünk. Ez egy olyan multicégnél, amely havi költségvetésben gondolkodik, nem jó működés, mert vagy súlyosan pirosba mennek a mutatók, és lehet magyarázkodni, vagy ha nem költöttük el a rendelt összeget, elveszik a keret, és nem tudjuk normálisan karbantartani az üzemet. Ha ez már a hónap vége után derül ki, nem is lehet tenni semmit, muszáj valamit korábban csinálni.

Az átláthatóság és nyomonkövethetőség megteremtéséhez először megszüntettük a rendelés nélküli számlák befogadását. Egyszerűen megmondtam a kollégáknak, hogy tudni akarom, mennyit költünk, azaz nincs telefonos rendelés, vagy csak egy email, hanem mindennek legyen nyoma a rendszerben, várható beérkezéssel. Az így létrejövő adathalmazból és a bekönyvelt számlákból a pénzügyes kolléganők kidolgoztak egy viszonylag egyszerűen futtatható riportot, ami hónapokra bontva mutatta a tervezett költségvetést, az adott hónapra már beérkezett tételek összegét, és az akkori beérkezésre tervezett megrendeléseket.

Ezt a riportot hetente futtattuk, és ebből már lehetett utánajárni, ha valami nagyobb rendelés nem jött meg időben, látszott, ha egy adott időszakban esetleg túlköltöttünk volna, lehetett dolgozni rajta, mit lehet csúsztatni, és az is látszott, hová fér be egy-egy komolyabb költség. Néhány hónap alatt kialakult a folyamat, a hóvégi magyarázkodásból át tudtunk térni a tervezésre, és nem kerültem olyan helyzetbe, hogy teljesen vakon kellett volna döntenem egy-egy költésről, tudtam mindig, van-e helye, és ha igen, hol. De a pénzügy is tudta, milyen számlákat kell keresni, mi készült el, mit kell elhatárolni. Megint csak egy csomó felesleges kör kijött a mindennapokból.

Érdemes átgondolni, okoz-e valami rendszeresen kellemetlen meglepetéseket, és lehet-e növelni az átláthatóságot az adott folyamatban. Minél pontosabb a nyomon követés, annál könnyebb a beavatkozás, ha esetleg eltérnénk a céltól.

A beruházásos sztorit pedig majd keddre tervezem…

Picture of Kovács Kati

Kovács Kati

Termelő szervezeteknek segítek abban, hogy maximalizálják a bennük rejlő potenciált, és kialakítsák az örömteli, stresszmentes működést.

További cikkek

Potenciál Podcast 6.

A standardizált folyamat olyan munkafolyamat vagy tevékenység, amelyet meghatározott és dokumentált lépések sorozata alkot, amelyeket minden esetben követni kell. A mai epizódban arról beszélgetünk, hogy

Tovább olvasom »

Potenciál Podcast 5.

Ebben a részben megnézzük, hogyan támogathatja a szervezetet egy tréning, mi az egyéni vagy a csoportos coaching, mire jó a mentoring, egy workshop vagy éppen

Tovább olvasom »

Potenciál Podcast 4.

Sokszor olvastam újra Robert Maurer: Kaizen- Változz félelem nélkül című könyvét, ami az általam ismert legjobb könyv a kaizen filozófia megértéséhez, és annak gyakorlati alkalmazásához

Tovább olvasom »

Lean a gardróbban

A múlt hétvégén takarításhoz egy stílusokról szóló podcastot választottam, amiben elhangzott egy elég szerencsétlen okfejtés arról, hogy a stílus nem feltétlenül designer darabok beszerzését jelenti,

Tovább olvasom »

Mivel alapozhatom meg a változást?

A hétvégén rendezte a BENT Balaton Női Vállalkozói Egyesület EMPOWERHER című üzleti konferenciáját, ahol egy nagyon jó kerekasztalbeszélgetésben vehettem részt Markovits Dóra (interim.hu) vezetésével. Dóra

Tovább olvasom »